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Espace de travail

Google Workspace, administré comme un outil d’entreprise

Beaucoup de PME ont commencé avec des comptes Gmail personnels et n’ont jamais vraiment basculé. Passer sur un annuaire administré change la donne : vous reprenez la main sur les comptes, les données et les départs.

Chiffrer notre migration Ce que comprend la migration
Sur cette page
Google Workspace

La console d’administration, tenue par nous

Vous utilisez Gmail, Drive et Meet. Nous tenons ce qui se trouve derrière : l’annuaire, les unités organisationnelles, la validation en deux étapes et les règles de partage.

  • Comptes créés et fermés dans la journée, avec transfert des données du partant
  • Validation en deux étapes imposée à tout le monde, sans exception silencieuse
  • Drive partagés qui appartiennent à l’entreprise, jamais à une personne

Constat

Les situations que nous rencontrons le plus

  • Des comptes personnels utilisés pour le travail

    quand le salarié part, l’entreprise n’a aucun moyen de récupérer les fichiers ni la messagerie.

  • Des fichiers dans « Mon Drive » plutôt que dans un Drive partagé

    les documents appartiennent alors à une personne, pas à l’entreprise, et disparaissent avec son compte.

  • Un partage par lien ouvert

    des documents indexables, parfois contenant des données personnelles ou des tarifs.

  • Aucune validation en deux étapes

    souvent parce qu’on l’a repoussée « le temps que tout le monde s’installe », il y a deux ans.

  • Aucune sauvegarde externe

    la corbeille de Google se vide au bout de trente jours, y compris après une suppression malveillante.

Prestations

Ce que comprend la migration

Google Workspace - périmètre de la prestation
  • Migration Depuis Microsoft 365, un serveur de messagerie, un hébergeur mutualisé ou des comptes Gmail personnels. Messages, agendas et contacts repris.
  • Annuaire & unités organisationnelles Structure de l’annuaire, groupes, alias, délégations et politiques différenciées par service ou par type de poste.
  • Drive partagés Reprise des documents dans des espaces qui appartiennent à l’entreprise, avec des droits lisibles et une politique de partage externe maîtrisée.
  • Sécurisation Validation en deux étapes obligatoire, clés de sécurité pour les comptes sensibles, contexte d’accès et alertes sur les activités anormales.
  • Gestion des appareils Inscription des mobiles et des Chromebooks, application des règles de sécurité et effacement à distance des données professionnelles.
  • Sauvegarde externe Copie hors de Google de la messagerie et des Drive, avec la rétention que votre activité exige et une restauration vérifiée.

Méthode

Comment se déroule une migration

  1. État des lieux

    Comptes existants, volumes, partages ouverts et dépendances aux outils tiers.

  2. Préparation

    Domaine vérifié, annuaire construit, politiques posées avant la moindre bascule d’utilisateur.

  3. Bascule

    Migration par lots, avec redirection temporaire de l’ancienne messagerie le temps du recouvrement.

  4. Prise en main

    Session courte par service, puis administration courante et revue périodique des partages.

Livrables

Ce que vous gardez après la migration

Chaque prestation se termine par une documentation écrite, qui reste votre propriété et vous permet de changer de prestataire sans repartir de zéro.

  • La cartographie de l’annuaire, des groupes et des Drive partagés
  • La liste des partages externes ouverts, et ceux que nous avons fermés
  • La configuration de sécurité appliquée, documentée
  • Un guide de prise en main court, par profil d’utilisateur
  • Les identifiants du compte super-administrateur, qui restent votre propriété

Questions fréquentes

Ce qu’on nous demande avant de migrer

Peut-on garder nos adresses actuelles ?
Oui. La migration se fait sur votre nom de domaine existant : les adresses ne changent pas, seuls les serveurs derrière changent. Vos correspondants ne voient aucune différence.
Que deviennent les fichiers d’un salarié qui part ?
Avec un annuaire administré, vous transférez la propriété de ses documents avant de suspendre le compte, sans rien perdre. C’est précisément ce que ne permettent pas les comptes Gmail personnels.
Google Workspace est-il compatible RGPD ?
Google propose un avenant de traitement des données et des garanties de localisation européenne activables depuis la console. Nous les activons et documentons ce choix dans votre registre des traitements. La question des transferts hors Union européenne reste à arbitrer selon la sensibilité de vos données ; nous en parlons ouvertement avant de vous engager.
Faut-il des Chromebooks ?
Non, Google Workspace fonctionne très bien sur Windows et macOS. Les Chromebooks sont intéressants pour des postes standardisés à faible coût de gestion, pas comme un passage obligé.

À voir aussi

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Volume de messagerie, partages en place, postes concernés : ces trois éléments suffisent à poser un plan de migration et son calendrier.

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